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個人情報のお取り扱いについて

ハウスコムグループは、「個人情報保護方針」に基づき、取得した個人情報を次の通り取扱います。

※本ページにおけるハウスコムグループとは、ハウスコム株式会社以下、ハウスコムグループを構成する全てのグループ会社を指します。また、当グループにおける個人情報管理責任会社はハウスコム株式会社とします。

1. 当グループが取扱う個人情報及び利用目的

当グループが取得する個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。

  1. お客様の個人情報:
    • お部屋探しのための条件確認、情報案内及びお問い合わせによる各種連絡
    • 入退去に付帯する商品・サービスの提供(通信サービスの提供等、入居者様がご希望されたサービス全般)
    • 損害保険会社(以下、少額短期保険会社含む)の代理店として保険契約の営業、契約締結、事故処理の補助業務
      当グループに対し委託を行う損害保険会社の利用目的は、損害保険会社のホームページ(下記)に記載してあります。
      <当グループと取引のある損害保険会社>
      三井住友海上火災保険株式会社(http://www.ms-ins.com/
      少額短期保険ハウスガード株式会社(http://www.hg-ssi.com/
      ネットライフ火災少額短期保険会社(http://netlifekasai.co.jp/
    • 貸主様(貸主代理を含む)から依頼された家賃集金、賃貸借契約更新の手続き等の管理業務
    • 不動産ポータルサイト運営および賃貸不動産情報誌出版会社の代理店として、特別依頼広告契約の営業、契約締結
      当グループに対し委託を行う出版会社の利用目的は、出版会社のホームページ(下記)に記載してあります。 <当グループと取引のある出版会社>
      ハウスコムテクノロジーズ株式会社 (https://www.jsee.com/
    • 入居申込み、(場合によっては退去申込み)、賃貸借契約の手続き等
    • 当グループでのサービス全般をご案内するメールマガジン
    • 各種キャンペーン
    • 当グループへのご意見・ご要望等による各種連絡
    • 入居申込及び入退去に際して各種商品・サービスの利用を申込みいただいたお客様に関する個人情報を、入居の承諾を得るために貸主様(貸主代理を含む)及び各種商品・サービス提供を行なう事業者に提供します。
      尚、サービスによっては信用調査会社・信販会社・金融機関に提供します。申込書に記載された連帯保証人・同居の方の個人情報もあわせて提供いたします。
  2. 家主様・貸主様の個人情報:
    • 不動産ポータルサイト運営および賃貸不動産情報誌出版会社の代理店として、特別依頼広告契約の営業、契約締結
    • 賃貸斡旋業務(紹介、契約、入居手続き等)、管理業務、営業活動
    • 賃貸経営に関連する商品・サービスのご案内およびご提供(家主様向け商品・サービス、建物および居室に係る各種調査・リフォームおよび修繕、ガス等のインフラサービス、通信サービス等)
  3. 業務委託先企業の個人情報:作業内容の連絡、報告
  4. 従業者個人情報:業務上の連絡、勤怠、人事評価、福利厚生、給与支払
  5. 当グループ施設来訪者の個人情報:入退室の管理
  6. 採用応募者の個人情報:採用選考の可否、面接日等の連絡

2. 個人情報の共同利用について

  1. 共同利用する個人情報の項目
    • (1)氏名
    • (2)住所
    • (3)電話番号
    • (4)生年月日
    • (5)各種ID番号
    • (6)電子メールアドレス
    • (7)その他利用目的に必要な項目
  2. 共同利用者の範囲
  3. 利用目的
    • 上記の「1.当グループが取扱う個人情報及び利用目的」に同じ
  4. 共同利用管理責任会社
    • お客様の個人情報の共同利用上の責任はハウスコム株式会社が負います。

3. 個人データの安全管理措置

当グループは、取り扱う個人データ(後記8.の個人番号および特定個人情報を含みます。)の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じ万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。
当グループは、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、後記15.お問い合わせ窓口までお寄せください。

(1)基本方針の整備 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

(2)個人データの安全管理に係る取扱規程の整備 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。

(3)組織的安全管理措置 ・ 個人データの管理責任者等の設置 ・ 就業規則等における安全管理措置の整備 ・ 個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用 ・ 個人データの取扱状況を確認できる手段の整備 ・ 個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施 ・ 漏えい等事案に対応する体制の整備

(4)人的安全管理措置 ・ 従業者との個人データの非開示契約等の締結 ・ 従業者の役割・責任等の明確化 ・ 従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練 ・ 従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

(5)物理的安全管理措置 ・ 個人データの取扱区域等の管理 ・ 機器及び電子媒体等の盗難等の防止 ・ 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止 ・ 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

(6)技術的安全管理措置 ・ 個人データの利用者の識別及び認証 ・ 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御 ・ 個人データへのアクセス権限の管理 ・ 個人データの漏えい・毀損等防止策 ・ 個人データへのアクセスの記録及び分析 ・ 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析 ・ 個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

(7)委託先の監督  個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

(8)外的環境の把握  個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

4. 外国における情報の取扱い

当グループは、個人データの取扱いを海外にある外部に委託するにあたって、以下の安全管理措置を講じるとともに、個人情報保護法で求められる、委託先における個人データの安全管理措置に相当する措置(以下、「相当措置」という。)を義務付けた委託契約を委託先との間で締結しています。

(1)以下の項目について年に1回、定期的に書面等により確認を行っています。

①移転先の第三者による相当措置の実施状況

②移転先の第三者の所在する外国における相当措置の実施に影響を及ぼすおそれの ある制度の有無

(2)相当措置の実施に支障が生じた際には、是正を求め、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該個人データの提供を停止します。

(3)委託契約では、委託契約の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講じる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託が必要な場合の事前承諾、個人データの第三者提供の禁止等を定めています。

(4)海外にある外部への個人データの取扱いの委託に関するご質問については、後記15.のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

5. 個人データの第三者への提供および第三者からの取得

(1)当グループは、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者に個人データ(個人番号および特定個人情報については、後記8.をご覧ください。)を提供しません。

① 法令に基づく場合

② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

⑤ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。

(2)当グループは、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。)、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

6. 個人関連情報の第三者への提供

(1)当グループは、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。

(2)当グループは、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項(いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等)について確認・記録します。

7. センシティブ情報の取扱い

当グループは、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報(本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第1項各号もしくは個人情報保護法施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。以下「センシティブ情報」という。)については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

(1)法令等に基づく場合

(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合

(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合

(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(5)保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

(6)相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

(7)保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

8. 個人番号および特定個人情報の取扱い

当グループは、個人番号および特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。また、番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

9. 仮名加工情報の取扱い

(1)仮名加工情報の作成

当グループは、仮名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報)を作成する場合には、以下の対応を行います。

・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと

・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止 するために安全管理措置を講じること

(2)仮名加工情報の利用目的

当グループは、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表します。

10. 匿名加工情報の取扱い

(1)匿名加工情報の作成

当グループは、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。

・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと

・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること

・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

(2)匿名加工情報の提供

当グループは、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

11. 開示対象個人情報

  1. お客様の個人情報
  2. 業務委託先の個人情報
  3. 当グループ従業者の個人情報
  4. 当グループ施設来訪者の個人情報
  5. 採用応募者の個人情報

12. 個人情報の開示・訂正・削除等について

当グループで保有している個人情報の利用目的の通知、個人情報の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以上を“開示等”という)に誠実に対応いたします。手続きは下記の相談窓口までご連絡ください。ご請求内容を確認のうえ、書面で対応いたします。
なお、受託された業務に関わるご本人又は代理人より直接当グループにご請求があった場合は、受託元のご担当者に連絡の上、対処いたします。

13. 開示等の手続きの方法

  1. 「個人情報開示等申請書」をダウンロードします。
  2. 個人情報開示等申請書に必要事項をご記入の上、該当する確認の書類を同封し下記連絡先へ郵送でお送りください。

    【連絡先】
    〒108-0075
    東京都港区港南2-16-1 品川イーストワンタワー9階
    個人情報相談窓口宛

    ※ 開示等の求めに関しては、郵送以外のお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

    本人確認のための書類
    a.開示等の求めをされる方が、個人の場合
    開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている、運転免許証・パスポ-ト・健康保険の被保険者証・その他公的な証明書の写し(コピー)いずれか1通
    b.開示等の求めをされる方が企業、その他の団体内個人の場合
    勤務証明書・在籍証明書のいずれか1通
    代理人確認のための書類
    c.親権者もしくは成年後見人からの申し出の場合
    戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類をいずれか1通

    ※ 開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限ります。
    ※ 本籍地は塗りつぶしてお送りください。

    d.「c」以外の代理人の場合
    • 開示等対象ご本人からの委任状(本人の署名および印鑑登録されている印の押印があるもの)1通
    • 開示等対象ご本人の印鑑証明書1通
    • 代理人ご本人を確認するための書類(本人確認のための書類「a」の書類)

    ※ 書類を確認後、頂きましたご本人を証明する書類は、当グループが責任をもって機密破棄処理いたします。
    ※ 提出書類に不備もしくは不明点がある場合、またご本人確認のための証明書の写し等の同封が無かった場合は、開示等の求めが無かったものとして処理させていただきます。

  3. 当該個人情報の「利用目的の通知」又は「開示」をご希望の場合には、1件につき発行手数料1,000円(税込み)が必要となります。手数料は下記口座へお振り込みくださいますようお願い致します。(振込手数料は開示等の求めをされる方のご負担とさせていただきます。)

    【振込先】
    銀行名:三井住友銀行
    支店名:人形町支店
    口座番号:普通 1109933
    口座名義:ハウスコム株式会社

    ※ 手数料が不足していた場合、またはお振り込みが確認できなかった場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして処理させていただきます。

  4. 「個人情報開示等申請書」により頂いた個人情報は、お問合わせをいただいお客様との連絡に使用いたします。それ以外の使用はいたしません。

    PDFファイルを表示するには「Adobe Reader」(無償)が必要です。お持ちでない方は、Adobe社のウェブサイトよりダウンロードしてください。

14.「保有個人データ」の不開示事由について

個人情報の開示等の求めをされた場合であっても、次の事由に該当する場合には、その全部または一部について不開示とさせていただきます。
不開示を決定した場合は、遅滞なく、ご本人に対してその旨の通知をいたします。
また、不開示を決定し、ご本人が意図された措置が行われないこととなった場合であっても、申し受けた手数料の払い戻しはいたしませんのでご了承ください。

  1. 申請書に記載された住所等・本人確認のための書類に記載された住所等が、当グループの登録住所等の情報と一致せず、本人確認ができない場合
  2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  3. 申請書類の記載内容および添付書類等に不備がある場合
  4. 開示等の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合、または個人情報を保有していない場合
  5. 本人または第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
  6. 当グループの業務の適性な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  7. 他の法令に違反することとなる場合
  8. その他、個人情報保護法および関連省庁が定める個人情報に関するガイドライン等により認められている不開示事由に該当する場合

15. 個人情報の苦情・相談窓口

個人情報の開示等、及び苦情・相談の窓口を次に示します。

ハウスコムグループお客様相談室
【フリーダイヤル】0120-138456
【受付時間】9:00~17:00(土曜日・日曜日・年末年始、夏期休暇を除く)

私どもは、企業活動を通じてお客様の個人情報の保護に努めてまいります。

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